We have been in The Netherlands for a little over three weeks now and in just a week and a half we'll be heading back to Malta. These have been busy weeks, time seems to fly. Partly sad times, with health issues within the family, partly good times. For the latter we have had the opportunity to meet up with a few friends and close relatives. It's always nice to catch up.
Apart from our personal affairs I'm busy sorting out some issues for our apartments block's Owners Association. For a little over a month now I've been appointed Secretary/Treasurer of the Association. Easy enough, but somewhat more complicated if you need to take care of business remotely for most of the year. The first hurdle has been to be able to access online banking. Sounds easy enough, doesn't it? Well, I beg to differ. It al started the day I took over as Secretary/Treasurer. First thing you need to do, is getting registered at the Chamber of Commerce. Apart from minor glitches, that was a piece of cake.
After that, the most important step is to get a bankcard and a token. Just a few days before Christmas, so it was bound to be difficult. Let's try the chat-function on the bank's website first, shall we? The helpful chatbot doesn't seem to understand my question and suggest to put me through to a human colleague. Is that what you want Y/N? Sounds like a plan, so hit the YES button. One moment please... The moment turns into three hours of waiting, whilst I keep myself busy with other tasks, regularly checking if somebody cares to take the chat. But alas, after three hours nobody has bothered so I close the chat frustrated as you might understand.
Tried again later, same result. So I called customer support and in the end I'm put through to the correct department. A very friendly lady answers and explains that normally their system will automatically generate a letter to the new Treasurer based upon the link with the Chamber of Commerce. I explain that I'm abroad at the time, so maybe the letter is in our letterbox in The Netherlands. Could she check please?
But of course, no problem, let me see. Say, that's weird...the system failed to generate a letter. Ah, I see why. Your title is secretary/treasurer and the system recognises only singular titles. But not to worry, I changed it online and requested a bankcard and a token for you. That's great, thank you. Just one question, I don't suppose you're able to send these to a foreign address, would you? No Sir, we are only allowed to send it to a registered address as verified by the Chamber of Commerce. That seems like a wise precaution, I'll find the items in our letterbox when we arrive in The Netherlands.
With keen anticipation I checked the mail the moment we arrived. Unfortunately, no bankcard nor a token. Let's try customer support again. Once again everybody is very helpful. So they are the next time I call. In the end it took me four weeks to obtain the card and the token. But rejoice, now I'm fully operational. Since then I've been busy taking control of the accounts, preparing the annual report and changing the whole system from a 'by hand' version to an online system. Quite a lot of work, but worthwhile. I'm confident that in a week I'll have it all ready so I can easily manage things from Malta too.
We zijn inmiddels iets meer dan drie weken in Nederland ene over anderhalve week gaan we al weer terug naar Malta. Het waren drukke weken, de tijd is omgevlogen. Deels met trieste zaken vanwege gezondheidsperikelen in de naaste familie. Deels ook met leuke zaken gelukkig. We hebben weer even wat vrienden en familie kunnen bezoeken en bij kunnen praten.
Los van de persoonlijke zaken ben ik bezig met het op orde brengen van de VvE-administratie in ons appartementencomplex. Sinds half december ben ik daarvan de secretaris/penningmeester. Makkelijk zat, zou je denken, maar het wordt wat ingewikkelder wanneer je de boel een groot deel van het jaar vanuit het buitenland moet runnen. De eerste horde was om toegang to online bankieren te krijgen. Een eitje toch? Dacht het niet. De dag dat ik begon als secretaris/penningmeester begon het feest. Allereerst moet je dan zorgen ingeschreven te worden bij de KvK. Dat ging, met wat kleine hindernissen, eigenlijk prima.
Daarna is het zaak een bankpasje en een token te krijgen. Het was net voor Kerst, dus enige drukte viel te verwachten. Laat ik het eerst via de chat-functie van de website proberen. De behulpzame chatbot begrijpt mijn vraag niet en stelt voor, me door te zetten naar een menselijke collega. Wil je dat JA/NEE? Goed plan, druk op de JA-knop. Een moment geduld alsjeblieft. Dat moment wordt drie uur, gedurende welke tijd ik me ondertussen kwijt van wat andere zaken. Zo af en toe kijken of er al iemand reageert, maar nee. Na drie uur ben ik het zat en sluit de chatsessie maar.
Nog eens geprobeerd later, zelfde resultaat. Dan toch maar bellen. Uiteindelijk kom ik bij de juiste afdeling terecht waar een vriendelijke dame me te woord staat. Ze legt uit dat hun systeem normaliter naar aanleiding van een KvK-wijziging automatisch een brief aan de nieuwe bestuurder zendt. Ik leg uit dat ik in het buitenland ben en vraag of ze even kan nazien wat de status is.
Geen probleem hoor, even kijken. Dat is vreemd...het systeem heeft geen brief uitgestuurd. O en ik zie al waarom. U heeft als titel secretaris/penningmeester en het systeem kent alleen maar enkelvoudige titels. Maar niets aan de hand, ik heb het meteen even aangepast en een pas en token aangevraagd. Dat is geweldig, hartelijk dank. Nog één vraagje, jullie sturen die zeker niet naar een buitenlands adres? Nee meneer, dat mogen we niet. Het gaat alleen naar het adres zoals geverifieerd door de KvK. Heel begrijpelijk, dan zie ik het wel als we in Nederland aankomen.
Na aankomst blader ik snel door de post. Geen bankpasje, geen token. Dus maar weer bellen naar de klantenservice. En weer is iedereen reuze behulpzaam. En ook de volgende keer dat ik bel. Uiteindelijk heeft het me vier weken gekost om alles te krijgen, maar dan heb je ook wat. Jubel, Nederland, want ik kan online bankieren. Daarna ben ik aan de slag gegaan om de -volledig handmatige- administratie om te zetten naar een online systeem. Best wat werk, maar de moeite waard. Ik heb er vertrouwen in dat alles over een week zover is dat ik de boel ook vanuit Malta kan beheren.
Reactie schrijven